Пять важных моментов при переезде офисной мебели

Когда компания переезжает в новый офис, одна из самых трудных задач — это перевозка мебели. Тут не обойтись простым "взял и перенес". Массивные столы, шкафы под потолок, кресла руководителей — всё это нужно аккуратно упаковать, погрузить и доставить без царапин и поломок. А потом ещё и собрать обратно, чтобы сотрудники могли нормально работать.

Особенно сложно приходится, если переезжаешь из старого здания с узкими лестницами или в новостройку, где лифты ещё не запущены. Бывает, что приходится даже через окна поднимать особо габаритные предметы. Думаете организовать переезд офисной мебели — подробнее о таких услугах можно узнать здесь.

1. Составить список и всё продумать заранее

Многие начинают переезд с того, что просто начинают паковать всё подряд. А потом оказывается, что машина не подходит по размеру или времени не хватает. Опыт показывает — без детального плана переезд превращается в хаос.

Лучше сначала:

• пройтись по офису и записать всю мебель с указанием размеров;

• посмотреть, что нужно разбирать, а что можно везти целиком;

• прикинуть, сколько машин понадобится и какой грузоподъёмности;

• понять, сколько времени займёт вся возня с учётом пробок;

• проверить, как организован подъезд к зданиям и есть ли ограничения.

Отдельно стоит измерить дверные проёмы, лестничные марши и лифты — и в старом, и в новом офисе. Неприятно узнать в день переезда, что любимый конференц-стол просто не пролезает в дверь.

Если заранее нарисовать план нового офиса с расстановкой мебели, потом не придётся по десять раз переставлять столы и шкафы. Это экономит массу времени и сил.

2. Разобрать правильно, чтобы потом собрать

Большую часть офисной мебели можно разобрать — так её проще везти и меньше риск повреждений. Но тут есть свои хитрости, которые знают далеко не все.

Основные правила:

• обязательно сфотографировать мебель до разборки с разных ракурсов;

• все винтики и гайки сложить в отдельные пакетики с подписями;

• пронумеровать детали маркером или наклейками;

• стекло и всё хрупкое снять отдельно и упаковать особенно тщательно;

• инструкции по сборке, если они есть, сохранить и приложить к деталям.

Особенно это касается модульных систем — там без правильной маркировки можно потом полдня провозиться. А если мебель на заказ или малоизвестного производителя, то инструкции в интернете может и не быть.

Кстати, не все знают, что некоторые офисные кресла лучше не разбирать полностью — газовый патрон может потерять герметичность. Лучше снять только подлокотники и спинку, если это возможно.

3. Упаковать так, чтобы довезти целым

Каждый вид мебели упаковывается по-своему, и тут важно не экономить на материалах. Лучше потратить немного больше на упаковку, чем потом покупать новую мебель.

Правила упаковки:

• мягкие кресла и диваны — в плотную плёнку, углы дополнительно защитить картоном;

• деревянные поверхности — картон плюс пузырчатая плёнка, особенно торцы;

• стекло — в несколько слоёв защиты с прокладками из поролона;

• металл — иногда нужна обработка от ржавчины, если переезд зимой;

• компьютерные столы с полочками — каждую полку упаковать отдельно.

Многие пытаются сэкономить на упаковке, используя старые одеяла или газеты. Но одеяла плохо держатся, а газеты пачкают светлую мебель. Профессиональные материалы стоят не так дорого, а защищают гораздо лучше.

Отдельная тема — это упаковка мебели с электроникой. Умные столы с подзарядкой, кресла с массажем — всё это требует особого внимания к проводам и разъёмам.

4. Выбрать подходящий транспорт

Не каждая машина подойдёт для перевозки офисной мебели. Обычная "газель" может не справиться с весом или габаритами, а слишком большой грузовик не проедет по городским улицам.

Нужно учесть:

• поместится ли самый большой шкаф по длине, ширине и высоте;

• выдержит ли машина общий вес (офисная мебель часто тяжелее, чем кажется);

• есть ли гидроборт или тележка для погрузки;

• можно ли закрепить груз внутри специальными креплениями;

• подходит ли машина для въезда на территорию бизнес-центров.

При загрузке действует простое правило: тяжёлое ставят вниз, лёгкое — наверх. Но есть нюансы — нельзя ставить мягкую мебель под тяжёлые предметы, даже если она легче. И всё обязательно привязывать ремнями или использовать распорки, чтобы ничего не болталось во время движения.

Опытные грузчики советуют делать несколько рейсов, если мебели много. Лучше перестраховаться, чем потом разбираться с повреждениями.

5. Принять и собрать на новом месте

Когда мебель привезли, работа ещё не закончена. Более того, именно сейчас нужно быть особенно внимательным, потому что в спешке легко что-то упустить.

Алгоритм действий:

• сразу проверить, всё ли целое, пока грузчики не уехали;

• убедиться, что ничего не потерялось и все пакетики с крепежом на месте;

• начать сборку с самых крупных предметов — шкафов, столов руководителя;

• ставить всё по заранее продуманному плану, учитывая розетки и освещение;

• проверить работу механизмов — выдвижные ящики, поворотные элементы;

• убрать весь упаковочный материал и мусор.

Если что-то повредилось или пропало, лучше сразу это зафиксировать и сфотографировать. Потом будет сложнее доказать, что проблема возникла именно при перевозке.

Часто забывают про мелочи вроде настройки высоты кресел или регулировки полочек в шкафах. А сотрудники потом мучаются с неудобными рабочими местами. Лучше сразу всё отрегулировать под конкретных людей.

Итог

Переезд офисной мебели — дело не из лёгких, но если подойти к нему с умом, всё получится. Главное — не спешить и не пропускать важные этапы. Каждый пункт из этого списка проверен на практике не одним десятком переездов.

Хорошая подготовка сэкономит и время, и деньги, и нервы. А офисная мебель стоит недёшево, особенно если это качественные итальянские или немецкие бренды. Так что лучше перестраховаться и сделать всё аккуратно, чем потом покупать новую или тратиться на ремонт.

Помните: успешный переезд — это не только сохранённая мебель, но и быстрое возобновление рабочего процесса. А значит, и деньги компании, которые не теряются из-за простоя.