Как грамотно оформить больничный лист
Со дня введения в обращение новой формы бланка листка нетрудоспособности прошло уже более года. Однако по некоторым моментам заполнения и принятия к зачету данного документа продолжают возникать вопросы. Рекомендации о том, как правильно оформить бланк больничного листа и в каких случаях требовать его замены, дает начальник отдела страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством Омского отделения Фонда социального страхования Российской Федерации Виктор Окунев.
Со дня введения в обращение новой формы бланка листка нетрудоспособности прошло уже более года. Однако по некоторым моментам заполнения и принятия к зачету данного документа продолжают возникать вопросы. Рекомендации о том, как правильно оформить бланк больничного листа и в каких случаях требовать его замены, дает начальник отдела страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством Омского отделения Фонда социального страхования Российской Федерации Виктор Михайлович ОКУНЕВ.
— Вслед за видоизмененными бланками листков нетрудоспособности появился и новый порядок их выдачи. Он утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 г. № 624н и действует с 22 июля 2011 года. В соответствии с пунктом 56 приказа листок нетрудоспособности считается испорченным, если врач допустил хотя бы одну ошибку. Исправлять ее нельзя, медицинское учреждение обязано выдать новый бланк больничного листа. Между тем правило о недопустимости ошибок врачей в листке нетрудоспособности — номинальное. И на сегодняшний день многие из недочетов в оформлении можно принять, — поясняет Виктор Михайлович.
Выделим несколько самых распространенных ошибок, которые не лишают компанию права назначить сотруднику пособие. Если вы видите их на листке нетрудоспособности, не сомневайтесь - отправлять сотрудника за заменой «больничного» в медучреждение не нужно.
Использование шариковой ручки
Одно из самых обсуждаемых правил заполнения листка нетрудоспособности говорит о том, что записи в бланке «больничного» разрешено делать на компьютере либо черной ручкой: гелевой, капиллярной или перьевой, но только не шариковой. Однако если сотрудник принес в бухгалтерию листок нетрудоспособности, в котором записи врача сделаны шариковой ручкой, то требовать от медучреждения выдачи нового бланка нет необходимости.
— Дело в том, что «чернильные» требования внесены Министерством здравоохранения и социального развития РФ с прицелом на будущее, когда листок нетрудоспособности будет считываться с помощью сканера. Записи, сделанные шариковой ручкой или другими чернилами, кроме черного цвета, сканер «не увидит», — рассказывает Виктор Окунев. – Поэтому пока шариковая ручка не является причиной для замены листка нетрудоспособности
Нарушение границ ячеек
Еще один запрет связан с тем, что буквы и цифры при заполнении «больничного» не должны соприкасаться с границами ячеек. Однако и в данном случае настаивать на замене выданного листка нетрудоспособности нет необходимости, даже если часть букв и подпись врача вышли за пределы границ ячеек. Фактически данное требование станет важным, когда данные из листка нетрудоспособности будут считываться с помощью сканера. Иначе он их просто не идентифицирует. На сегодняшний день бланк с надписями за пределами ячеек, можно не заменять.
Неверная печать поликлиники
Нередки случаи, когда на выданном листке нетрудоспособности вместо печати «Для листков нетрудоспособности» поликлиника ставит печать «Для больничных листков». В такой ситуации менять листок нетрудоспособности на новый бланк тоже не нужно.
— В приказе Минздравсоцразвития России от 29.06.2011г. № 624н нет прямого запрета на использование поликлиниками печати «Для больничных листков», хотя поменять ее на печать «Для листков нетрудоспособности» медицинские организации должны были еще в 2007 году, — уточняет Виктор Окунев.
Лишние пропуски в ячейках
В порядке выдачи листков нетрудоспособности закреплено, что все данные в листке заполняют через пробел в одну ячейку. Вместе с тем, если в листке нетрудоспособности сделано большее число пробелов, то такой недочет не считается существенным нарушением правил выдачи листков нетрудоспособности.
— Если в полученном от сотрудника листке нетрудоспособности есть лишние пропуски в ячейках, например пробелы при написании названий медицинского учреждения и самой компании, а также инициалов врача не через одну, а две ячейки, заменять бланк не требуется и основанием для отказа в возмещении расходов на пособие такой недочет не считается, — рассказывает Виктор Михайлович.
Нечеткость букв и печати
Согласно утвержденному порядку, записи в бланке листка нетрудоспособности нужно приводить в специально отведенных ячейках печатными буквами с первой ячейки. При этом оттиск печати медицинской организации должен быть четким, с читаемыми буквами и соответствовать названию, указанному в уставе медицинской организации. Печать медицинской организации может выступать за пределы специально отведенного места. Главное, чтобы она не попадала на ячейки информационного поля бланка листка нетрудоспособности.
Однако если часть букв в полученном листке нетрудоспособности плохо читается, так как они нечетко написаны, а печать поликлиники плохо пропечатана, возвращать сотруднику «больничный» для его замены на новый бланк не требуется. Подобные незначительные недочеты в оформление листка не мешают идентифицировать данные, необходимые для правильного назначения работнику пособия и критичной ошибкой не считаются.
Помятости и заломы на бланке листка нетрудоспособности
Сгибы на бланке листка нетрудоспособности или его помятость ошибкой не считаются. Если при транспортировке листка нетрудоспособности по маршруту поликлиника – дом – работа сотрудник с целью сохранности бланка сложил или свернул его, в результате чего на документе образовались заломы, то перед компанией не должна вставать дилемма, то ли назначить и выплатить пособие по такому листку, то ли отправить сотрудника за новым «больничным». Листок нетрудоспособности с подобными дефектами менять не надо. Так что у компании нет оснований не принимать такой листок нетрудоспособности к оплате.
Заполнение строки «Место работы – наименование организации»
При заполнении строки «Место работы – наименование организации» допускается указание как полного, так и сокращенного наименования организации (обособленного подразделения). При этом допустимо его «произвольное» сокращение в пределах ячеек, предусмотренных указанной строкой.
Назначенное страхователем пособие, территориальный орган Фонда может идентифицировать по регистрационному номеру, указанному в разделе листка нетрудоспособности «Заполняется работодателем».
Отсутствие в наименовании организации (структурного подразделения) кавычек, точек, запятых, тире – не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.
На заметку:
— Листок нетрудоспособности выполняет двойную функцию, являясь финансовым документом, служащим основанием для назначенияи выплаты пособий и удостоверяет нетрудоспособность граждан, подтверждаяих временное освобождение от работы.
— Если на момент наступления страхового случая гражданин работает у нескольких работодателей, подтвердить уважительность причины его отсутствия на работе по совместительству, возможно представив копию листка нетрудоспособности, заверенную работодателем по основному месту работы.
— В случаях, когда женщина выбирает порядок исчисления пособия по беременности и родам по законодательству, действующему до 01.01.2011 г., то при работе по совместительству (унескольких работодателей) ей должно быть выдано несколько листков нетрудоспособности.
— Редакция приказа Минздравсоцразвития России от 24.01.2012 г. № 31н внесла изменение при заполнении строки «Итого начислено». С 22 апреля 2012 г. (дата вступления в законную силу указанной редакции) вданной строке указывается общая сумма начисленного пособия застрахованному лицу. До 22.04.2012 г. указывалась сумма за вычетом НДФЛ.
— Вслед за видоизмененными бланками листков нетрудоспособности появился и новый порядок их выдачи. Он утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 г. № 624н и действует с 22 июля 2011 года. В соответствии с пунктом 56 приказа листок нетрудоспособности считается испорченным, если врач допустил хотя бы одну ошибку. Исправлять ее нельзя, медицинское учреждение обязано выдать новый бланк больничного листа. Между тем правило о недопустимости ошибок врачей в листке нетрудоспособности — номинальное. И на сегодняшний день многие из недочетов в оформлении можно принять, — поясняет Виктор Михайлович.
Выделим несколько самых распространенных ошибок, которые не лишают компанию права назначить сотруднику пособие. Если вы видите их на листке нетрудоспособности, не сомневайтесь - отправлять сотрудника за заменой «больничного» в медучреждение не нужно.
Использование шариковой ручки
Одно из самых обсуждаемых правил заполнения листка нетрудоспособности говорит о том, что записи в бланке «больничного» разрешено делать на компьютере либо черной ручкой: гелевой, капиллярной или перьевой, но только не шариковой. Однако если сотрудник принес в бухгалтерию листок нетрудоспособности, в котором записи врача сделаны шариковой ручкой, то требовать от медучреждения выдачи нового бланка нет необходимости.
— Дело в том, что «чернильные» требования внесены Министерством здравоохранения и социального развития РФ с прицелом на будущее, когда листок нетрудоспособности будет считываться с помощью сканера. Записи, сделанные шариковой ручкой или другими чернилами, кроме черного цвета, сканер «не увидит», — рассказывает Виктор Окунев. – Поэтому пока шариковая ручка не является причиной для замены листка нетрудоспособности
Нарушение границ ячеек
Еще один запрет связан с тем, что буквы и цифры при заполнении «больничного» не должны соприкасаться с границами ячеек. Однако и в данном случае настаивать на замене выданного листка нетрудоспособности нет необходимости, даже если часть букв и подпись врача вышли за пределы границ ячеек. Фактически данное требование станет важным, когда данные из листка нетрудоспособности будут считываться с помощью сканера. Иначе он их просто не идентифицирует. На сегодняшний день бланк с надписями за пределами ячеек, можно не заменять.
Неверная печать поликлиники
Нередки случаи, когда на выданном листке нетрудоспособности вместо печати «Для листков нетрудоспособности» поликлиника ставит печать «Для больничных листков». В такой ситуации менять листок нетрудоспособности на новый бланк тоже не нужно.
— В приказе Минздравсоцразвития России от 29.06.2011г. № 624н нет прямого запрета на использование поликлиниками печати «Для больничных листков», хотя поменять ее на печать «Для листков нетрудоспособности» медицинские организации должны были еще в 2007 году, — уточняет Виктор Окунев.
Лишние пропуски в ячейках
В порядке выдачи листков нетрудоспособности закреплено, что все данные в листке заполняют через пробел в одну ячейку. Вместе с тем, если в листке нетрудоспособности сделано большее число пробелов, то такой недочет не считается существенным нарушением правил выдачи листков нетрудоспособности.
— Если в полученном от сотрудника листке нетрудоспособности есть лишние пропуски в ячейках, например пробелы при написании названий медицинского учреждения и самой компании, а также инициалов врача не через одну, а две ячейки, заменять бланк не требуется и основанием для отказа в возмещении расходов на пособие такой недочет не считается, — рассказывает Виктор Михайлович.
Нечеткость букв и печати
Согласно утвержденному порядку, записи в бланке листка нетрудоспособности нужно приводить в специально отведенных ячейках печатными буквами с первой ячейки. При этом оттиск печати медицинской организации должен быть четким, с читаемыми буквами и соответствовать названию, указанному в уставе медицинской организации. Печать медицинской организации может выступать за пределы специально отведенного места. Главное, чтобы она не попадала на ячейки информационного поля бланка листка нетрудоспособности.
Однако если часть букв в полученном листке нетрудоспособности плохо читается, так как они нечетко написаны, а печать поликлиники плохо пропечатана, возвращать сотруднику «больничный» для его замены на новый бланк не требуется. Подобные незначительные недочеты в оформление листка не мешают идентифицировать данные, необходимые для правильного назначения работнику пособия и критичной ошибкой не считаются.
Помятости и заломы на бланке листка нетрудоспособности
Сгибы на бланке листка нетрудоспособности или его помятость ошибкой не считаются. Если при транспортировке листка нетрудоспособности по маршруту поликлиника – дом – работа сотрудник с целью сохранности бланка сложил или свернул его, в результате чего на документе образовались заломы, то перед компанией не должна вставать дилемма, то ли назначить и выплатить пособие по такому листку, то ли отправить сотрудника за новым «больничным». Листок нетрудоспособности с подобными дефектами менять не надо. Так что у компании нет оснований не принимать такой листок нетрудоспособности к оплате.
Заполнение строки «Место работы – наименование организации»
При заполнении строки «Место работы – наименование организации» допускается указание как полного, так и сокращенного наименования организации (обособленного подразделения). При этом допустимо его «произвольное» сокращение в пределах ячеек, предусмотренных указанной строкой.
Назначенное страхователем пособие, территориальный орган Фонда может идентифицировать по регистрационному номеру, указанному в разделе листка нетрудоспособности «Заполняется работодателем».
Отсутствие в наименовании организации (структурного подразделения) кавычек, точек, запятых, тире – не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности и отказа в назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.
На заметку:
— Листок нетрудоспособности выполняет двойную функцию, являясь финансовым документом, служащим основанием для назначенияи выплаты пособий и удостоверяет нетрудоспособность граждан, подтверждаяих временное освобождение от работы.
— Если на момент наступления страхового случая гражданин работает у нескольких работодателей, подтвердить уважительность причины его отсутствия на работе по совместительству, возможно представив копию листка нетрудоспособности, заверенную работодателем по основному месту работы.
— В случаях, когда женщина выбирает порядок исчисления пособия по беременности и родам по законодательству, действующему до 01.01.2011 г., то при работе по совместительству (унескольких работодателей) ей должно быть выдано несколько листков нетрудоспособности.
— Редакция приказа Минздравсоцразвития России от 24.01.2012 г. № 31н внесла изменение при заполнении строки «Итого начислено». С 22 апреля 2012 г. (дата вступления в законную силу указанной редакции) вданной строке указывается общая сумма начисленного пособия застрахованному лицу. До 22.04.2012 г. указывалась сумма за вычетом НДФЛ.
©
| URL: | http://omskregion.info/news/7519-kak_gramotno_oformit_bolnichny_list/ |
| Дата публикации: | 18/09/2012 12:12 |